Για την υποστήριξη του Κυπριακού Αρχείου Διαδακτορικών Διατριβών (ΚΑΔΔ) έχουν οριστεί από την Κοινοπραξία Κυπριακών Βιβλιοθηκών αρμόδια στελέχη των ιδρυμάτων τους τα οποία λειτουργούν ως κόμβοι επικοινωνίας των ιδρυμάτων με το ΚΑΔΔ για πρακτικά ζητήματα.
Τα αρμόδια πρόσωπα υποστηρίζουν τη λειτουργία του ΚΑΔΔ και διενεργούν τυπικό έλεγχο ως προς την πληρότητα και την ορθότητα των ζητούμενων στοιχείων (μεταδεδομένων) σε κάθε ΔΔ που υποβάλλεται. Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση του ελέγχου προχωρούν στην επίσημη καταχώρηση της ΔΔ στο ΚΑΔΔ.