Σε κάθε ίδρυμα υπάρχουν καθορισμένα αρμόδια στελέχη τα οποία λειτουργούν ως κόμβοι επικοινωνίας των ιδρυμάτων με το ΚΑΔΔ για πρακτικά ζητήματα. Τα αρμόδια πρόσωπα πρέπει να υποστηρίζουν τη λειτουργία του ΚΑΔΔ και διενεργούν τυπικό έλεγχο ως προς την πληρότητα και την ορθότητα των ζητούμενων στοιχείων (μεταδεδομένων) σε κάθε ΔΔ που υποβάλλεται. Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση του ελέγχου προχωρούν στην επίσημη καταχώρηση της ΔΔ στο ΚΑΔΔ.